Conditions Générales Neoffice

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

1. Objet, parties et acceptation

Les présentes Conditions Générales (les « CGV ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Neoffice, un logiciel de gestion d'entreprise (ERP) hébergé dans le cloud, édité et exploité par Neoservice (Suisse). La raison sociale complète de Neoservice figure sur ses factures.

Neoffice s'adresse à des clients professionnels (entreprises, indépendants, associations, collectivités). En souscrivant à Neoffice, en activant un essai, en cochant la case d'acceptation ou en utilisant le service, vous déclarez agir à des fins professionnelles et reconnaissez avoir lu, compris et accepté les présentes CGV, qui forment un accord juridiquement contraignant entre vous (le « Client ») et Neoservice.

2. Description du service

Neoffice est une plateforme ERP cloud tout-en-un destinée aux PME, regroupant notamment la facturation (QR-facture suisse), la comptabilité, le CRM, les ventes, les achats, la gestion des stocks, le point de vente, la gestion de projet, les ressources humaines, le helpdesk, l'assistante IA Nora, la gestion documentaire et une application mobile. Le périmètre fonctionnel précis dépend de l'offre souscrite.

Chaque Client dispose d'une instance dédiée (serveur privé virtuel) hébergée en Suisse ; selon l'offre souscrite, il peut s'agir d'un espace isolé sur un serveur mutualisé. Neoservice héberge, exploite, met à jour et sécurise la plateforme ; le Client l'utilise pour ses propres besoins.

Neoffice est un outil de gestion. Il ne remplace ni le conseil d'une fiduciaire, ni un conseil juridique, fiscal ou en ressources humaines, et il ne garantit pas, à lui seul, que la comptabilité, la TVA, les salaires ou les autres obligations légales du Client soient conformes. Les fonctions signalées comme expérimentales ou en version bêta sont fournies sans garantie.

3. Essai gratuit

Neoffice peut être proposé avec une période d'essai gratuite de 7 jours, sans engagement et sans carte de crédit. À l'issue de l'essai, l'accès cesse automatiquement sauf souscription à un abonnement. Neoservice se réserve le droit de limiter ou de refuser l'accès à l'essai en cas d'usage abusif.

4. Abonnement, tarifs et facturation

L'abonnement standard est facturé CHF 149.- par utilisateur et par mois (formule mensuelle) ou CHF 1'490.- par utilisateur et par an (formule annuelle, deux mois offerts). Le stockage additionnel est facturé CHF 1.- par Go et par mois. Les prix s'entendent hors TVA, sauf indication contraire.

La facturation intervient à l'avance, par période, et les factures sont payables dans le délai qu'elles indiquent. Le défaut ou le retard de paiement peut entraîner la suspension de l'accès au service après mise en demeure restée sans effet. Neoservice peut adapter ses tarifs : toute modification est communiquée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, et le Client qui la refuse peut résilier pour la fin de la période en cours (article 5).

5. Durée, renouvellement et résiliation

L'abonnement est conclu pour la durée de la période choisie (mensuelle ou annuelle) et se renouvelle automatiquement par tacite reconduction. Le Client peut résilier à tout moment avec effet à la fin de la période en cours, depuis son espace ou en contactant Neoservice.

Neoservice peut résilier l'abonnement pour la fin de la période en cours moyennant un préavis de 30 jours, et avec effet immédiat en cas de violation grave des présentes CGV, d'utilisation illicite du service ou de défaut de paiement persistant après mise en demeure.

À la fin du contrat, le Client peut exporter ses données pendant au moins 30 jours ; elles sont ensuite supprimées de façon définitive, y compris des sauvegardes au terme de leur cycle normal de conservation.

6. Hébergement, sécurité et responsabilités partagées

Hébergement. Les données du Client sont hébergées en Suisse (Infomaniak Public Cloud). Certaines fonctions que le Client choisit d'activer (envoi de courrier électronique, notifications de l'application mobile, SMS, paiement, messagerie, intelligence artificielle) font intervenir des prestataires qui peuvent se trouver hors de Suisse : ils figurent dans la liste de l'article 8.

Sécurité. Neoservice met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données. Elles comprennent notamment : le chiffrement des échanges (TLS) ; des accès d'exploitation aux serveurs strictement contrôlés (authentification par clé, accès limité aux personnes autorisées) ; la surveillance continue des serveurs, avec alertes ; les mises à jour de sécurité du système et de la plateforme, déployées par étapes, sur un serveur pilote d'abord ; des sauvegardes chiffrées hors site (article 7) ; des droits d'accès par rôle dans l'instance du Client. Neoservice peut adapter ces mesures, sans diminuer le niveau de protection d'ensemble.

Responsabilités partagées. La sécurité de l'instance se partage. Le Client crée et retire ses utilisateurs et leur attribue les droits adaptés ; garde ses identifiants secrets et active la double authentification lorsqu'elle lui est proposée ; protège ses propres appareils et son réseau ; signale sans délai à Neoservice tout soupçon de compromission ; et s'assure que ses utilisateurs respectent les présentes CGV.

Incident. Si Neoservice constate un incident de sécurité qui touche les données du Client, elle l'en informe dans les meilleurs délais, afin que le Client puisse remplir ses propres obligations d'information.

7. Sauvegardes et export des données

Neoservice sauvegarde régulièrement, en principe chaque nuit, les données de l'instance du Client, hors site et de manière chiffrée, afin de rétablir le service après une panne ou un sinistre. Sur demande, Neoservice peut restaurer une sauvegarde ; les frais d'une restauration rendue nécessaire par une erreur du Client peuvent lui être facturés.

Ces sauvegardes servent à la reprise du service : elles ne constituent pas une archive légale et ne dispensent pas le Client de ses propres obligations de conservation. Le Client peut exporter ses données à tout moment depuis la plateforme ; il conserve, hors de Neoffice, les documents que la loi lui impose de garder (notamment les livres comptables et les pièces justificatives, pendant dix ans : art. 958f CO).

8. Protection des données (sous-traitance)

Pour les données personnelles que le Client traite dans Neoffice, le Client est le responsable du traitement et Neoservice agit en qualité de sous-traitant (art. 9 nLPD, art. 28 RGPD). Le présent article forme le contrat de sous-traitance entre les parties.

• Objet et durée. Fournir le service décrit à l'article 2, pour la durée du contrat. Les données traitées sont celles que le Client et ses utilisateurs saisissent ou importent (par exemple des données de clients, de fournisseurs, de collaborateurs) ; les personnes concernées sont celles dont le Client traite les données.
• Instructions. Neoservice traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, soit les présentes CGV et l'usage que le Client fait du service, et pour fournir, sécuriser et maintenir le service. Elle informe le Client si elle estime qu'une instruction viole la loi.
• Confidentialité. Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité.
• Sécurité. Les mesures de l'article 6 s'appliquent.
• Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise Neoservice à recourir à des sous-traitants ultérieurs, soumis à des obligations équivalentes. La liste, tenue à jour, est publiée sur neoffice.ch/fr/sous-traitants. Neoservice informe le Client de tout changement important ; le Client peut s'y opposer pour de justes motifs et, à défaut d'accord, résilier le contrat.
• Transferts à l'étranger. Neoservice veille à ce que tout transfert hors de Suisse bénéficie d'une garantie prévue par la loi (pays reconnu comme adéquat, clauses contractuelles types, cadre de protection des données applicable aux États-Unis).
• Assistance. Neoservice aide le Client, dans une mesure raisonnable, à répondre aux demandes des personnes concernées et à remplir ses propres obligations (analyse d'impact, annonce d'une violation).
• Violation de la sécurité des données. Neoservice informe le Client dans les meilleurs délais, comme prévu à l'article 6.
• Fin du contrat. Les données sont rendues puis supprimées, comme prévu à l'article 5.
• Vérification. Neoservice met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et permet des vérifications raisonnables, annoncées à l'avance et aux frais du Client.

Neoservice ne vend ni ne cède les données du Client à des tiers.

9. Disponibilité, maintenance et support

Neoservice s'efforce d'assurer une haute disponibilité du service mais ne garantit pas un accès ininterrompu ou exempt d'erreurs. Des opérations de maintenance planifiées peuvent occasionner des interruptions temporaires, autant que possible annoncées à l'avance. Pour corriger sans délai une faille de sécurité, Neoservice peut intervenir sans préavis ; elle limite alors l'interruption au strict nécessaire.

Le support est fourni les jours ouvrables, par les canaux indiqués dans l'offre souscrite, sans délai de réponse garanti. Neoservice n'est pas responsable des interruptions imputables à des services de tiers, au réseau ou aux appareils du Client, ou à des cas de force majeure.

10. Services de tiers

Neoffice peut se connecter à des services de tiers (paiement, banque, envoi de courrier électronique, SMS, messagerie, poste, intelligence artificielle, déclarations salariales par un partenaire certifié). Ces services ont leurs propres conditions : en les activant, le Client les accepte. Leur disponibilité, leurs tarifs et leurs résultats relèvent de leur fournisseur ; Neoservice n'en répond pas, dans la mesure permise par la loi.

11. Assistante IA (Nora)

Les réponses de l'assistante IA Nora sont générées automatiquement : elles peuvent être inexactes ou incomplètes. L'utilisateur les vérifie avant de valider un document, un paiement, un envoi ou une décision. Le Client reste responsable des actions faites par ses utilisateurs, y compris celles qu'ils demandent à Nora d'effectuer.

12. Obligations du Client et suspension

Le Client s'engage à utiliser le service de manière licite et conforme aux présentes CGV, à préserver la confidentialité de ses identifiants, à ne pas tenter d'accéder sans autorisation aux systèmes, à ne pas perturber le service, et à s'assurer que les contenus qu'il traite sont licites et qu'il dispose des droits nécessaires. Le Client est responsable de l'activité de ses utilisateurs et des personnes auxquelles il donne accès, par exemple sa fiduciaire ou ses conseillers. Il garantit Neoservice contre les réclamations de tiers qui résultent d'un contenu qu'il a traité ou d'un usage contraire aux présentes CGV.

Neoservice peut suspendre sans délai un accès compromis ou un contenu manifestement illicite, et en informe le Client dès que possible. La suspension prend fin lorsque la cause est écartée.

13. Propriété intellectuelle

La plateforme Neoffice, son code, sa marque et ses éléments de conception demeurent la propriété exclusive de Neoservice et/ou de ses concédants. La souscription confère au Client un droit d'utilisation non exclusif et non cessible pour la durée de l'abonnement. Les données et contenus saisis par le Client restent sa propriété ; le Client autorise Neoservice à les héberger et à les traiter aux seules fins du service.

14. Garantie et responsabilité

Neoservice fournit le service avec le soin usuel de la profession. Le service est fourni « en l'état » : Neoservice ne garantit pas qu'il soit exempt d'erreurs ou d'interruptions, ni qu'il convienne à un besoin particulier du Client. En cas de défaut qui lui est imputable, Neoservice s'efforce de le corriger dans un délai raisonnable ; c'est, dans la mesure permise par la loi, le seul recours du Client en garantie. Le Client signale sans délai tout défaut ou dommage et prend les mesures raisonnables pour en limiter les effets.

Dans la mesure permise par la loi, Neoservice n'est pas responsable : des dommages indirects, accessoires ou consécutifs ; du gain manqué, de l'économie non réalisée, de la perte de clientèle ou d'image et de l'interruption d'activité ; de la perte ou de l'altération de données que le Client aurait pu éviter par un export régulier ; des dommages causés par un service de tiers, par une défaillance du réseau ou des appareils du Client, par un usage contraire aux présentes CGV ou par le non-respect par le Client de ses obligations (article 6) ; de l'accès d'un tiers avec les identifiants du Client ; des actes de ses sous-traitants, sauf dans la mesure où la loi l'impose.

La responsabilité totale de Neoservice, toutes causes confondues, est limitée au montant payé par le Client pour le service au cours des douze derniers mois. Aucune limitation ni exclusion ne s'applique en cas de dol ou de faute grave, ni pour les dommages corporels, ni lorsque la loi l'interdit.

15. Force majeure

Aucune des parties n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution causé par un événement hors de son contrôle raisonnable : catastrophe naturelle, incendie, guerre, grève, décision d'une autorité, coupure d'énergie ou de réseau, défaillance d'un fournisseur d'infrastructure, ou attaque informatique malgré des mesures de sécurité conformes à l'article 6. La partie concernée en informe l'autre sans délai.

16. Cession et sous-traitance

Neoservice peut confier tout ou partie de l'exécution du service à des sous-traitants (article 8). Elle peut transférer le contrat, avec ses droits et obligations, à une société qui reprend son activité, après en avoir informé le Client. Le Client ne peut pas céder le contrat sans l'accord écrit de Neoservice.

17. Modification des CGV

Neoservice peut modifier les présentes CGV. Elle informe le Client des modifications substantielles par écrit (e-mail ou message dans la plateforme, notamment une demande de confirmation à l'administrateur du compte) au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui les refuse peut résilier l'abonnement pour la fin de la période en cours ; à défaut, la poursuite de l'utilisation du service après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

18. Dispositions finales

Si une disposition des présentes CGV est nulle ou inapplicable, les autres restent valables et la disposition concernée est remplacée par celle qui s'en rapproche le plus. Les CGV sont publiées en français, en anglais et en allemand ; en cas de divergence, la version française fait foi.

Les présentes CGV sont régies par le droit suisse, à l'exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises. Tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du lieu du siège de Neoservice (actuellement le canton de Vaud), sous réserve d'un recours au Tribunal fédéral et des fors impératifs.

19. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV : hello@neoservice.ai.