Elektronische Fakturierung in der Schweiz: Pflichten und Best Practices

Die Papierrechnung ist aus den Schweizer Büros noch nicht verschwunden, aber sie ist klar auf dem Rückzug. Digitale Tools, steuerliche Anforderungen und die Erwartungen öffentlicher Auftraggeber drängen in dieselbe Richtung: Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Norm. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick darüber, was in Kraft ist, was obligatorisch ist und wie man sich konkret organisiert.

E-Rechnung vs. Papierrechnung: die praktischen Unterschiede

Eine Papierrechnung geht physisch von Hand zu Hand — oder per Post. Eine elektronische Rechnung ist mehr als «eine per E-Mail gesendete PDF». Man unterscheidet generell drei Ebenen:

1. PDF per E-Mail — das Mindestniveau. Das ist eine elektronische Rechnung im weiteren Sinne, aber ohne strukturierte Daten. Der Empfänger muss die Daten noch manuell in seine Software eingeben.

2. QR-Rechnung — der Schweizer Standard seit 2022. Der QR-Einzahlungsschein am Ende der Seite enthält strukturierte Daten (Betrag, Konto, Referenz). Der Empfänger scannt den QR-Code zum Bezahlen oder importiert ihn in seine Software für die Buchhaltung.

3. eBill / strukturierte E-Rechnung — die Rechnung wird direkt ins E-Banking oder in das Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen, ohne physisches Dokument. Wird hauptsächlich im B2B und B2G verwendet. Gängige Formate: XML (ISO 20022), Swico JSON, PDF/A-3.

Praktisch für ein KMU: Die QR-Rechnung als PDF ist heute der De-facto-Standard für B2B und B2C in der Schweiz. eBill ist empfohlen für Dauerkunden und Verwaltungen.

Die QR-Rechnung: der seit 2022 verbindliche Standard

Seit dem 1. Oktober 2022 werden die alten orange und roten Einzahlungsscheine von den Schweizer Banken nicht mehr akzeptiert. Jede neue Rechnung mit Einzahlungsschein muss das QR-Rechnung-Format verwenden. Für Rechnungen ohne Einzahlungsschein (gewöhnliche Überweisung oder einfach abgeglichene Rechnungen) ist die QR-Rechnung nicht formell obligatorisch, aber sie wird dringend empfohlen, um die Abstimmung zu erleichtern.

Alles über die praktische Erstellung und den Empfang von QR-Rechnungen finden Sie in unserem Praxisleitfaden zur QR-Rechnung.

Strukturierte elektronische Formate: welches wählen?

Klassische PDF

Am häufigsten verbreitet. Einfach zu versenden, von allen lesbar. Keine strukturierten Daten — der Empfänger gibt manuell ein. Steuerlich akzeptabel, wenn der Inhalt vollständig ist.

PDF/A-3 (Hybrid-PDF)

Langfristig archivierbare Variante des PDF mit eingebetteten XML-Daten. Empfohlen für die gesetzliche Archivierung, da es sicherstellt, dass das Dokument unabhängig von der Software lesbar bleibt.

XML ISO 20022 / camt

Format für den Bankenaustausch (Kontoauszüge, Zahlungsbenachrichtigungen). Wenn Sie von Ihrer Bank camt.054-Dateien für die automatische Abstimmung erhalten, ist das dieses Format.

Swico / eBill

Strukturiertes Format für den direkten Austausch zwischen Buchhaltungssoftware oder über eBill. Enthält alle Rechnungsdaten in JSON oder XML, ohne PDF-Dokument.

Die gesetzliche Archivierung: 10 Jahre, und nach den Regeln

Dies ist der Punkt, den viele KMU bis zur Steuerprüfung vernachlässigen. In der Schweiz ist die Pflicht zur Archivierung von Buchhaltungsbelegen (einschliesslich Rechnungen) im Obligationenrecht geregelt. Die Dauer beträgt 10 Jahre ab dem Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres.

Für elektronische Rechnungen muss die Archivierung bestimmte Bedingungen erfüllen:

• Integrität: Das Dokument kann nach der Erfassung nicht geändert werden.
• Lesbarkeit: Das Dokument muss während der gesamten gesetzlichen Dauer einsehbar sein, auch wenn sich die Software ändert.
• Verfügbarkeit bei Kontrolle: Die Steuerbehörden können verlangen, innerhalb einer angemessenen Frist auf die Belege zugreifen zu können.

Was zu vermeiden ist

• Ausschliesslich in einer SaaS-Software ohne garantierten Export speichern — wenn der Anbieter verschwindet oder Ihren Zugang sperrt, verlieren Sie Ihre Archivierung.
• In Ihrer E-Mail ohne separate Sicherung speichern.
• Eine PDF-Rechnung nach dem Versand ändern (auch nur zur Korrektur eines Tippfehlers) ohne eine Gutschrift und eine neue Rechnung auszustellen.

Best Practices für die Archivierung

1. Regelmässig exportieren (monatlich oder jährlich) Ihre Rechnungen in einen dedizierten Ordner, nach Geschäftsjahr benannt.
2. Redundanten Speicher verwenden: eine in der Schweiz gehostete Cloud + eine lokale Kopie oder eine zweite Cloud.
3. Originalformate aufbewahren (konvertieren Sie nicht alle Ihre PDFs in JPG-Bilder).
4. Ihr Archivierungsverfahren dokumentieren — die Behörden können verlangen zu verstehen, wie Sie Ihre Archive verwalten.

MWST: was die elektronische Rechnungsstellung ändert (und was nicht)

Die Rechnung, ob papiergebunden oder elektronisch, muss dieselben Informationen enthalten, um steuerlich gültig zu sein. Um die MWST auf einer erhaltenen Rechnung abziehen zu können, muss diese insbesondere enthalten:

• Name und Adresse des Liefernden
• Die UID-Nummer (Unternehmensidentifikationsnummer) des Liefernden
• Das Datum der Leistung oder Lieferung
• Die Leistungsbeschreibung
• Das Entgelt (Nettobetrag)
• Den angewendeten MWST-Satz und -Betrag

Wichtiger Hinweis: Ein einfacher Kreditkartenbeleg oder ein Kontoauszug ersetzt keine Rechnung für den MWST-Abzug. Wenn Sie Leistungen über eine Online-Plattform kaufen, stellen Sie sicher, dass Sie die formelle Rechnung herunterladen (nicht die Zahlungsquittung).

Für MWST-pflichtige Unternehmen ändert die elektronische Rechnungsstellung die grundlegenden Pflichten nicht — sie ändert die Form und erleichtert die Verarbeitung.

B2G: obligatorische elektronische Rechnungsstellung mit dem öffentlichen Sektor

Unternehmen, die mit Schweizer Bundesbehörden zusammenarbeiten, unterliegen spezifischen Anforderungen. Der Bund schreibt seit mehreren Jahren die strukturierte elektronische Rechnungsstellung für seine Lieferanten vor. Kantone und Gemeinden folgen schrittweise.

Wenn Sie öffentliche Verwaltungen fakturieren:

• Informieren Sie sich über das Portal oder das von jeder Entität akzeptierte Format (manche schreiben eBill vor, andere akzeptieren die QR-Rechnung als PDF).
• Bei grossen öffentlichen Aufträgen kann ein strukturiertes XML-Format vertraglich vorgeschrieben sein.

Best Practices für Schweizer KMU

1. Standardisieren Sie Ihr Rechnungsmodell

Ein einziges vollständiges Modell mit allen obligatorischen Angaben. Lassen Sie die Mitarbeitenden nicht ihre eigenen Varianten erstellen.

2. Nummerieren Sie Ihre Rechnungen sequenziell

Die Nummerierung muss fortlaufend und lückenlos sein. Eine annullierte Rechnung muss durch eine Gutschrift ersetzt werden, nicht gelöscht werden.

3. Versenden Sie per E-Mail, bewahren Sie automatisch eine Kopie auf

Konfigurieren Sie Ihre Software so, dass automatisch eine Kopie jeder gesendeten Rechnung in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem archiviert wird.

4. Bestätigen Sie den Eingang bei grossen Beträgen

Fordern Sie für wichtige Rechnungen eine Empfangsbestätigung an oder verwenden Sie eBill, das die Zustellung bestätigt.

5. Gleichen Sie Zahlungen schnell ab

Lassen Sie ausstehende Zahlungen nicht anhäufen. Eine wöchentliche Abstimmung vermeidet Fehler und erleichtert den Monatsabschluss.

Wie Neoffice die elektronische Fakturierung verwaltet

Neoffice ist darauf ausgelegt, den gesamten elektronischen Rechnungsstellungszyklus abzudecken:

• Generierung von QR-Rechnungen konform zum Schweizer Standard, mit automatischer Nummerierung
• E-Mail-Versand mit in der Kundenakte archivierter Kopie
• eBill für professionelle Kunden, die dieses Format akzeptieren
• Integrierte Archivierung: Alle gesendeten und empfangenen Rechnungen werden in Ihrem Neoffice-Bereich gespeichert, der in der Schweiz gehostet wird
• camt.054-Import für die automatische Abstimmung eingegangener Zahlungen
• Lesen von Lieferanten-QR-Rechnungen für die automatische Ausgabenerfassung
• Buchhaltungsexport kompatibel mit Schweizer Normen für Ihren Treuhänder

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Die elektronische Rechnungsstellung ist keine zusätzliche Einschränkung, wenn sie gut eingerichtet ist — sie ist eine echte Effizienzquelle. Testen Sie Neoffice 7 Tage kostenlos, um in der Praxis zu sehen, wie es funktioniert.