Was ist die QR-Rechnung?

Definition

Die QR-Rechnung (französisch QR-facture, englisch QR-bill) ist der Schweizer Rechnungsstandard, der von SIX Group entwickelt und am 30. Juni 2020 eingeführt wurde. Sie wurde am 1. Oktober 2022 obligatorisch, als die orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine endgültig aus dem Verkehr gezogen wurden.

Das Prinzip: Ein standardisierter Zahlungsteil, der am unteren Rand der Rechnung gedruckt wird, enthält einen Swiss QR Code, der alle für die Zahlung erforderlichen Daten kodiert — IBAN, Betrag, Referenz, Koordinaten von Gläubiger und Zahlungspflichtigem. Banken und Buchhaltungssoftware lesen diesen Code automatisch aus, ohne manuelle Dateneingabe.

Wie es funktioniert

Das QR-Rechnungsdokument besteht aus zwei Teilen:

1. Der Empfangsschein (links) — abtrennbarer Teil, den der Zahlungspflichtige als Beleg behält.
2. Der Zahlungsteil (rechts) — enthält den Swiss QR Code und die für das Auge lesbaren Daten.

Der Zahlungspflichtige scannt den QR-Code mit seiner E-Banking-App oder seiner Kasse, wodurch der Zahlungsauftrag automatisch vorausgefüllt wird. Es ist keine manuelle Eingabe von Betrag oder Referenz erforderlich.

Wesentliche Bestandteile

QR-IBAN

Der QR-IBAN ist eine Variante der Schweizer IBAN, die ausschliesslich für QR-Rechnungen mit QR-Referenz verwendet wird. Er wird von Ihrer Bank bereitgestellt und beginnt nach dem Länderkode stets mit den Ziffern 30 bis 31 (CH3000... oder CH3100...). Er ist zwar von Ihrer klassischen IBAN verschieden, aber mit demselben Konto verknüpft.

QR-Referenz

Die QR-Referenz ist eine 27-stellige Zeichenfolge (ähnlich der alten ESR-Referenz), die jede Rechnung eindeutig identifiziert. Sie ermöglicht den automatischen Abgleich eingehender Zahlungen in Ihrer Buchhaltung.

Betrag und Währung

Der Betrag kann vorausgefüllt (feste Rechnung) oder leer gelassen werden (freier Zahlungsauftrag, Spende). Die Währung ist stets CHF oder EUR.

Daten von Gläubiger und Zahlungspflichtigem

Name, Adresse und Land werden direkt im QR-Code kodiert. Das Format ist durch SIX Group gemäss den Swiss Payment Standards (SPS) normiert.

Warum es seit 2022 obligatorisch ist

Die Pflicht ergibt sich aus der nationalen Zahlungsverkehrsstrategie, die von SIX Group gesteuert und von der Schweizerischen Nationalbank unterstützt wird. Die Ziele sind:

• Automatisierung: manuelle Dateneingabe in den Buchhaltungen von KMU und Grossunternehmen eliminieren.
• Standardisierung: ein einziges Format ersetzt die drei bisherigen Formate (ESR, ES, freie Überweisung).
• ISO-20022-Konformität: Die QR-Rechnung ist am internationalen Standard für Finanznachrichten ausgerichtet, was den grenzüberschreitenden Austausch erleichtert.

Softwareanbieter waren verpflichtet, ihre Systeme vor dem Stichtag zu aktualisieren. Die Banken haben die alten Einzahlungsscheine eingestellt.

Wie Neoffice sie erstellt

Neoffice integriert nativ das SIX-konforme QR-Rechnungsmodul:

• Automatische Erstellung aus bestehenden Kunden- und Rechnungsdaten im ERP.
• QR-IBAN einmalig konfigurieren in den Unternehmenseinstellungen — alle nachfolgenden Rechnungen verwenden diesen automatisch.
• PDF-Versand per E-Mail oder Direktdruck.
• eBill: Option für den strukturierten Versand direkt ins E-Banking des Kunden.
• CAMT.054-Abgleich: Eingehende Kontoauszüge werden dank der QR-Referenz automatisch mit den offenen Rechnungen abgestimmt.

Das Ergebnis: null manuelle Dateneingabe zwischen Fakturierung und Buchhaltung, und kürzere durchschnittliche Zahlungsfristen dank einfacherer Zahlung für den Kunden.