Swissdec: ELM-Norm und Zertifizierung von Schweizer Lohnprogrammen

Q: Was ist die ELM-Norm?

ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) ist die von Swissdec definierte technische Norm für die elektronische Übermittlung von Lohndaten. Sie standardisiert das Datenformat (XML) und das Übertragungsprotokoll und ermöglicht es einem Arbeitgeber, die Jahreslöhne in einer einzigen Operation aus seiner Lohnabrechnungssoftware an alle Institutionen zu übermitteln.

Q: Welche Institutionen erhalten die Daten über Swissdec?

Über die ELM-Norm kann ein Arbeitgeber in einer einzigen Übermittlung folgende Daten senden: Daten für die AHV/IV/EO-Ausgleichskasse, die Arbeitslosenversicherung (ALV), die SUVA oder den UVG-Unfallversicherer, Daten für Lohnausweise an die kantonale Steuerverwaltung sowie Statistiken für das Bundesamt für Statistik (BFS).

Q: Was bedeutet 'Swissdec-zertifiziert' für ein Lohnprogramm?

Eine Swissdec-zertifizierte Software hat alle vom Verband definierten technischen und funktionalen Tests erfolgreich absolviert. Die Zertifizierung garantiert, dass die Software ELM-konforme Daten erzeugt, alle obligatorischen Lohnrubriken abdeckt und die Daten an alle Partnerinstitutionen übermitteln kann. Sie ist bei jeder neuen Hauptversion der Norm zu erneuern.

Definition

Swissdec ist ein gemeinnütziger Verband, der 2001 gegründet wurde und öffentliche sowie private Schweizer Partner vereint (Ausgleichskassen, kantonale Steuerverwaltungen, Versicherer, BFS und Softwarehersteller). Seine Aufgabe ist es, die ELM-Norm (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) zu definieren, zu pflegen und zu zertifizieren, die die elektronische Übermittlung von Lohndaten in der Schweiz standardisiert.

Wie es funktioniert

Ohne Swissdec musste ein Arbeitgeber seine Lohndaten separat und in verschiedenen Formaten an jede Institution übermitteln (AHV-Kasse, SUVA, kantonale Steuerverwaltung, BFS). Mit der ELM-Norm wird der Prozess vereinfacht:

Die zertifizierte Lohnabrechnungssoftware erstellt eine ELM-konforme XML-Datei mit allen jährlichen Lohndaten des Unternehmens.
Der Arbeitgeber übermittelt diese Datei einmalig über die sichere Swissdec-Plattform («Distributor»).
Der Swissdec-Distributor leitet die Daten automatisch an jede Zielinstitution weiter: AHV/ALV-Kasse, UVG/SUVA-Versicherer, kantonale Steuerverwaltung (für Lohnausweise und Quellensteuer) sowie BFS.
Jede Institution bestätigt den Empfang und sendet einen Verarbeitungsstatus an die Lohnabrechnungssoftware zurück.

Dieser «One-Stop»-Prozess reduziert den administrativen Aufwand für HR-Abteilungen und Treuhänder erheblich.

Die ELM-Norm

Die ELM-Norm wird versioniert. Die aufeinanderfolgenden Versionen haben den funktionalen Abdeckungsbereich erweitert (neue Lohnrubriken, neue Empfänger, neue Validierungen). Die Zertifizierung einer Software gilt für eine bestimmte Version der Norm: Ein Hersteller muss seine Software bei einem Wechsel zu einer neuen Hauptversion neu zertifizieren lassen.

Die von ELM abgedeckten Daten umfassen unter anderem:

Bruttolöhne und gesetzliche Abzüge (AHV, ALV, NBUV, BVG, Quellensteuer)
Persönliche Daten der Mitarbeitenden (Name, Adresse, AHV-Nummer, Wohnkanton)
Angaben für den jährlichen Lohnausweis
Lohnstatistiken für das BFS

Schweizer Kontext

Die Swissdec-Norm ist ein zentrales Element der administrativen Vereinfachung für Schweizer KMU. Sie ist Teil der bundesrätlichen Strategie für E-Government. Die meisten Schweizer Kantone haben ELM als bevorzugten Kanal für den Empfang von Lohndaten ihrer Steuerpflichtigen eingeführt.

Die Teilnahme an Swissdec ist für Arbeitgeber freiwillig, doch die Verwendung einer zertifizierten Software gewährleistet die Konformität der Übermittlungen und verringert das Risiko von Fehlern oder Ablehnungen durch die Institutionen.

Wie Neoffice es integriert

Neoffice integriert die ELM-Swissdec-Norm in sein Lohnabrechnungsmodul. Arbeitgeber können die jährliche Übermittlung ihrer Lohndaten direkt aus dem ERP starten, ohne Export oder manuelle Dateneingabe. Der Lohnausweis wird gemäss den Swissdec-Anforderungen erstellt und kann über denselben Kanal an die kantonalen Steuerverwaltungen übermittelt werden.