Elektronische Lohnmeldung: XML-Datei und Empfänger

Q: Welches Dateiformat wird übermittelt?

Die Lohndaten werden als strukturierte XML-Datei exportiert, welche die Lohnsoftware aus den Löhnen des Jahres erstellt. Das Format beschreibt die Lohnarten, die gesetzlichen Abzüge und die Personendaten, die jeder Empfänger benötigt.

Q: Welche Institutionen erhalten die Daten?

Die Ausgleichskasse AHV/IV/EO und die Arbeitslosenversicherung, der Unfallversicherer (UVG), die kantonale Steuerverwaltung für Lohnausweise und Quellensteuer sowie das Bundesamt für Statistik für die Lohnerhebungen.

Q: Was ändert sich gegenüber Papierformularen?

Die Daten werden einmal in der Lohnsoftware erfasst und unverändert in die Datei übernommen. Das erspart die Mehrfacherfassung pro Institution, verringert Übertragungsfehler und hinterlässt einen nachvollziehbaren Versandnachweis.

Definition

Die elektronische Lohnmeldung bezeichnet die informatische Übermittlung der jährlichen Lohndaten eines Unternehmens an die Institutionen, die sie benötigen. Statt pro Empfänger ein Formular auszufüllen, erstellt der Arbeitgeber aus seiner Lohnsoftware eine strukturierte XML-Datei, die für alle dieselben Angaben enthält.

So funktioniert es

Die Lohnsoftware sammelt die Daten des Jahres: Bruttolöhne, gesetzliche Abzüge, Absenzen und besondere Lohnarten, für jede mitarbeitende Person.
Sie erstellt eine XML-Datei in der Struktur, welche die empfangenden Institutionen erwarten.
Der Arbeitgeber übermittelt die Datei über den Kanal der jeweiligen Institution oder über eine Übermittlungsplattform, welche die Verteilung übernimmt.
Jeder Empfänger bestätigt den Eingang und meldet allfällige Korrekturen.

Die übermittelten Daten

Bruttolöhne und gesetzliche Abzüge: AHV, ALV, Unfallversicherung, berufliche Vorsorge, Quellensteuer
Die für die Bearbeitung nötigen Personendaten: Name, Adresse, AHV-Nummer, Wohnkanton
Die Angaben des jährlichen Lohnausweises
Die Erhebungen für die Bundesstatistik

Schweizer Kontext

Die elektronische Meldung gehört zur administrativen Vereinfachung, die Bund und Kantone verfolgen. Sie ist nicht als solche obligatorisch — auf Papier zu melden bleibt möglich. Ab einigen Mitarbeitenden wird die Mehrfacherfassung jedoch teuer und fehleranfällig, und die Datei aus der Lohnsoftware spart beim Jahresabschluss echte Zeit.

Wie Neoffice das abbildet

Neoffice führt die Schweizer Lohnbuchhaltung im selben Werkzeug wie die Finanzbuchhaltung: Die berechneten Löhne fliessen direkt in die Buchungen, ebenso die Lohnausweise und der jährliche Datenexport. Die Angaben werden einmal erfasst, und die Dokumente für Mitarbeitende wie für Behörden stammen aus derselben Quelle.